Как происходит передача дел в архив?

Прием-передача дел в архив организации производится работником архива и работником структурного подразделения, при этом на всех экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

Каким образом происходит передача дел в архив?

В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел осуществляется только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем...

Что проверяется в процессе передачи дел в архив организации?

Проверяют наличие дат, номеров приказов, соответствие их по книге регистрации приказов, распоряжений, а также наличие подписи руководителя, а в необходимых случаях – наличие виз. Если в дело взамен подлинника включена копия документа, то она обязательно должна быть заверена.

Какие дела передаются в архив?

Дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив организации не раньше чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Электронные документы могут храниться в «1С:Документообороте» постоянно.

Что включает в себя подготовка дел к хранению?

Подготовка дел к архивному хранению в первую очередь включает их составление и формирование. Ведь именно на этих этапах необходимо правильно оформить дела и проследить, чтобы они состояли из документов с одинаковыми сроками хранения.

Какие бывают сроки хранения документов?

По общему правилу (Федеральный закон № 402-ФЗ) документы бухучета необходимо хранить в течение 5 лет. В некоторые случаях закон предписывает хранить документы дольше или на постоянной основе. Срок хранения таких документов начинается с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.

Кто передает дела в архив?

9.2. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования.

Что такое регистрация документов?

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. ... Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Что такое внутренняя опись дела?

Внутренняя опись - это документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

Какие кассовые документы передаются в архив?

Основные виды документов

• приходных ордеров по форме № КО-1, предназначенных для оформления поступлений в кассу денежных средств;
• расходных ордеров по форме № КО-2, фиксирующих выдачу наличности из кассы;
• кассовой книги по форме № КО-4, дающей обобщенную информацию о кассовых операциях компании;

Какие документы не передаются в архив суда?

Документы временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" в архив суда по общему правилу не передаются.

Как подготовить дело для сдачи в архив?

Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно». Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

Что будет если не сдать документы в архив?

Непередача при ликвидации организации указанных документов на хранение в архив будет означать нарушение организацией требования законодательства РФ обеспечить хранение данных кадровых документов в течение установленного срока.

Какие документы подлежат сдаче в архив?

Перечень документов личного происхождения, подлежащих постоянному хранению в архиве

• Личные документы биографического характера: автобиография, воспоминания, копии документов о трудовой деятельности, документы о награждении и поощрении;
• Документы общественной деятельности;
• Документы о творческой деятельности;

Как сделать опись документов для сдачи в архив?

Опись документов в архив

1. делается отметка о наличии каждого дела (используют графу «Примечание»),
2. указывается количество переданных дел (цифрами и прописью),
3. проставляется дата и подписи передавшего и принявшего дела,
4. должен утвердить начальник отдела.

Интересные материалы:

Какие документы нужны для заключения договора между ооо и ип?
Какие документы нужны для заключения договора на электроэнергию?
Какие документы нужны для заключения договора на коммунальные услуги?
Какие документы нужны для заключения договора на обслуживание газового оборудования?
Какие документы нужны для заключения договора на поставку газа?
Какие документы нужны для заключения договора на вывоз мусора?
Какие документы нужны для заключения договора подряда?
Какие документы нужны для заключения договора поставки Украина?
Какие документы нужны для заключения договора с Энергосбытом?
Какие документы нужны для заключения договора с газовой службой?